Az iratrendezés alapvetően fontos tevékenység az irodákban, az oktatásban, sőt még az otthoni dokumentumkezelésben is. Az iratrendezés átláthatóságot teremt, segítve ezzel az információk gyors és hatékony megtalálását, valamint az időgazdálkodást.
Az iratrendezés folyamatában először szükség van a dokumentumok kategorizálására. Lehet, hogy logikus rendszert hozunk létre a dokumentumok típusa, a kiállítás dátuma, az ügy vagy a projekt alapján. A rendszeresítési módszert a személyes preferenciáknak és a dokumentumok sajátosságainak megfelelően választjuk ki.
Ezt követően a kategorizált dokumentumokat irattárolókban, mappákban vagy fájlokban helyezzük el. Az irattárolók lehetnek műanyag vagy karton dossziék, mappák, gyűrűskönyvek vagy iratrendezők. Az irodaszerek piacán számtalan változat érhető el, amelyek lehetővé teszik a legkülönfélébb iratok tárolását, rendszerezését és védelmét.
Fontos szerepe van az iratok címkézésének is. A címkék segítenek azonnal azonosítani, hogy milyen dokumentumok találhatók egy adott mappában vagy dossziéban. Az iratok címkézése lehet kézi vagy számítógéppel történő, és a címkéket általában a mappák vagy irattárolók előlapján helyezzük el.
A jól megszervezett iratrendező rendszer lehetővé teszi, hogy gyorsan és hatékonyan hozzáférjünk a szükséges dokumentumokhoz. Időt takarít meg, csökkenti a stresszt és javítja a munkahelyi hatékonyságot.
Az iratrendezés tehát nem csupán a papírmunka halmozódásának megelőzését jelenti, hanem egy aktív és folyamatos folyamatot, amely segít abban, hogy mindig kézben tartsuk a dolgokat, és hogy a munkahelyi vagy otthoni irodánk tiszta, rendezett és hatékony maradjon.